La présente politique décrit la manière dont le Département de l’Essonne traite les données personnelles des AGENTS (ci-après le/les « AGENTS») lors de leur navigation sur le site autopartage91.mobilitytechgreen.com (ci-après le « Site ») et de leur utilisation des services du Département de l’Essonne ou de son application mobile AUTOPARTAGE91 (ci-après l’Application”).
Cette Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, les Données Personnelles des agents seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.
Cette politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Site.
Rappel légal : Le responsable du traitement est, au sens de la LIL, la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement. Le sous-traitant est une personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction documentée de celui-ci.
Le responsable du traitement des Données Personnelles est :
Le sous-traitant est :
Toutes les données concernant les SALARIES sont collectées directement auprès de ces derniers. Les données de localisation du véhicule sont recueillies automatiquement auprès de celui-ci.
Le Département de l’Essonne s’engage à faire recueillir par MOBILITYTECHGREEN le consentement de ses AGENTS et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.
Dans tous les cas, les AGENTS sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne.
Nécessité de la collecte.
Lors de la réservation en ligne d’un véhicule, l’AGENT communique certaines Données Personnelles. Si l’AGENT ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que l’AGENT ne puisse pas accéder à certaines parties du Site ou de l’Application, et que Le Département de l’Essonne soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.
Finalités
Le recueil de vos Données Personnelles a pour base légale :
L’intérêt légitime du Département de l’Essonne à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses agents le meilleur suivi possible de la réservation du véhicule et à améliorer le fonctionnement de son Site et de son Application
L’intérêt légitime du Département de l’Essonne à connaître l’auteur d’une infraction au code de la route faite avec un véhicule dont elle la responsabilité et à transmettre les coordonnées du chauffeur Centre National de Traitement des infractions routières.
L’intérêt légitime du Département de l’Essonne à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer
L’intérêt légitime du Département de l’Essonne à localiser les véhicules de prêt à l’issue de la
réservation ou en cas de disparition de ceux-ci.
Le consentement de ses AGENTS lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.
Les données des agents du Département de l’Essonne sont principalement traitées pour :
permettre leur navigation sur le Site et permettre leur utilisation de l’Application
leur permettre de réserver un véhicule
leur permettre de gérer la réservation du véhicule (obtenir des notifications, les modifier, les annuler)
leur permettre de restituer le véhicule de manière sécurisée
dénoncer l’auteur d’une infraction réalisée avec un de ses véhicules de service
A titre subsidiaire les données des AGENTS sont également collectées pour :
améliorer la navigation sur le Site et l’utilisation de l’Application
effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil, un reporting interne pour les équipes de recherche & développement du sous-traitant MOBILITYTECHGREEN ainsi qu’un reporting à destination Département de l’Essonne (sans qu’aucune Donnée personnelle ne soit utilisée).
Vous retrouverez plus de détails sur la gestion des cookies nous permettant d’atteindre cette finalité
dans la partie intitulée « COOKIES » ET BALISES (TAGS) INTERNET..
Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse à l’égard des AGENTS du Département de l’Essonne sont précisés lors de leur(s) collecte(s).
MOBILITYTECHGREEN est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la réservation, tout ou partie des données suivantes :
Le Département de l’Essonne est susceptible de traiter, en tant que Responsable de Traitement, pour permettre la réservation, tout ou partie des données suivantes :
pour permettre la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation du Site ou de l’Application
pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé)
pour améliorer la navigation sur le Site ou l’utilisation de l’Application : données de connexion et d’utilisation
pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur le Département de l’Essonne : adresse email
pour mener des campagnes de communication (sms, mail) : numéro de téléphone, adresse email
pour retrouver un véhicule absent : localisation du véhicule
pour dénoncer un salarié au centre national de traitement des amendes : numéro de permis de conduire
Les Données Personnelles de l’agent peuvent être traitées par des filiales du Département de l’Essonne et des sous-traitants (prestataires de services), dans le respect absolu du principe énoncé ci-dessus, exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des agents du Département de l’Essonne de sont principalement les agents du service client MOBILITYTECHGREEN.
En cas d’infraction, les coordonnées de l’agent sont communiquées au Centre National de Traitement des infractions routières.
En cas de disparition du véhicule, la géolocalisation de celui-ci peut être communiquée au
Département de l’Essonne aux autorités compétentes.
Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.
L’anonymisation des données à caractère personnel présentes dans la solution e-Colibri est définie tel que :
Le 1er jour de chaque mois, il est vérifié si au cours des 12 derniers mois l’utilisateur de la solution s’est connecté ou s’il a utilisé un véhicule.
Si c’est le cas, aucune action n’est entreprise. Sinon son compte utilisateur est désactivé.
L’utilisateur recevra une notification par mail un mois avant sa désactivation. L’utilisateur
peut faire une demande à son gestionnaire qui a la possibilité de réactiver son compte s’il est désactivé automatiquement par le service.
Après 12 mois de désactivation automatique ou 24 mois de désactivation par son gestionnaire, le compte de l’utilisateur est anonymisé. Les comptes utilisateurs n’ayant aucune réservation sont supprimés.
Chaque fois que le Département de l’Essonne traite des Données Personnelles, il prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des Données Personnelles au regard des finalités pour lesquelles il les traite.
Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les agents du Département de l’Essonne
disposent des droits suivants :
droit d'accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des AGENTS
droit d’effacement des données des AGENTS à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite (en savoir plus)
droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
droit à la limitation du traitement des données des AGENTS (article 18 RGPD)
droit d’opposition au traitement des données des AGENTS (article 21 RGPD) (en savoir plus)
droit à la portabilité des données que les AGENTS auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
Si l’AGENT souhaite savoir comment le Département utilise ses Données Personnelles, demander à les rectifier ou s’oppose à leur traitement, on peut contacter le Département de l’Essonne par écrit à l’adresse dpo@cd-essonne.fr . Dans ce cas, l’AGENT doit indiquer les Données Personnelles qu’il souhaiterait que le Département corrige, mette à jour ou supprime. Enfin, les agents du Département de l’Essonne peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).
« COOKIES »
Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur le navigateur de l’agent et enregistré au sein du terminal de l’agent (ex : ordinateur, smartphone), (ci-après « Cookies »). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine de l’agent, le fournisseur d’accès Internet de l’agent, le système d’exploitation de l’agent, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal de l’agent.
Le Département de l’Essonne est susceptible de traiter les informations de l’agent concernant sa visite du Site, telles que les pages consultées, les recherches effectuées. Ces informations permettent au Département de l’Essonne d’améliorer le contenu du Site, de la navigation de l’agent.
Les Cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par le Site, l’agent peut
configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter de
manière que des Cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’agent peut également configurer son logiciel de navigation de manière que l’acceptation ou le refus des Cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un Cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. Le Département de l’Essonne informe l’agent que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles.
Si l’agent refuse l’enregistrement de Cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si l’agent supprime ceux qui y sont enregistrés, l’agent est informé que sa navigation et son expérience sur le Site peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsque le Département de l’Essonne ou l’un de ses prestataires ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet.
Le cas échéant, le Département de l’Essonne décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du Site et des services éventuellement proposés par le Département de l’Essonne , résultant (i) du refus de Cookies par l’agent (ii) de l’impossibilité pour le Département de l’Essonne d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix de l’agent. Pour la gestion des Cookies et des choix de l’agent, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière l’agent peut modifier ses souhaits en matière de Cookies.
À tout moment, l’agent peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de Cookies. Le Département de l’Essonne pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section.
Pour en savoir plus, sur la manière dont sont gérés ces différents cookies et pour autoriser ou vous opposer à leur dépôt, vous devez vous rendre sur notre Charte de gestion des cookies.
Détail sur les cookies utilisés sur le Site
Nom du cookie | Description | Durée de conservation |
ai_session | Cookie en lien avec le service "Application Insights" permettant un monitoring de la solution (suivi des performances et de la stabilité du service) | 1 heure |
ai_user | Cookie en lien avec le service "Application Insights" permettant un monitoring de la solution (suivi des performances et de la stabilité du service) | 1 an |
WebBodyCollapsed | Cookie permettant d'enregistrer les options d'affichage de l'utilisateur (ex : menu rétracté ou non) | 24 heures |
.AspNetCore.Antiforgery | Cookie permettant la protection contre les attaques XSRF/CSRF | Session |
UserToken | Cookie contenant un token JWT avec les droits de l'utilisateur | 15 jours |
.AspNetCore.Culture | Cookie enregistrant la langue de l'utilisateur | 1 an |
.AspNetCore.CookiesXX | Cookies d'authentification d'identity .net core | 14 jours |
Le Département de l’Essonne met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel et la confidentialité de Données Personnelles.
A ce titre, le Département de l’Essonne prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données, protocole HTTPS, tests d’intrusion…).
Au sens du présent complément, les expressions ci-dessous ont la définition suivante :